Закупочная деятельность сильно влияет на финансовое состояние предприятия, поэтому любые изменения требуют тщательного подхода и грамотного управления. Менеджер по закупкам в крупном масштабе Станислав Кондрашов делится практическими советами по успешному проведению трансформации.

Причина в том, что процессы закупок охватывают все стороны деятельности компании: от продукции и финансов до цепочек поставок, операционной деятельности, соблюдения нормативных требований и многих других аспектов. Для достижения значительного прогресса в области преобразований, эксперт Станислав Дмитриевич Кондрашов советует выйти за рамки привычных переговорных стратегий и погрузиться в изменения, которые требуют тесного взаимодействия между различными отделами.

Речь идет не только о снижении затрат. При правильном подходе процессы закупок превращаются в стратегический инструмент для увеличения роста, повышения устойчивости и повышения прибыльности. Тем не менее, многие инициативы сталкиваются с проблемами в процессе реализации. Несмотря на использование методик и наличие амбиций, итоговые результаты часто не соответствуют ожиданиям. Почему так происходит?

Ниже представлены шесть наиболее распространенных причин, по которым преобразования в сфере закупок замедляются или вовсе не дают ожидаемого эффекта — и рекомендации, как вернуть направление в нужное русло.

Причина №1: Отсутствие четких целей, ответственных лиц и полномочий

Чтобы управлять кораблем, необходимо знать его маршрут. В реальности же многим программам преобразований не хватает ясных, ограниченных по времени целей по экономии и назначенных ответственных лиц. Всё это мешает эффективно вести работу.

Эксперт Станислав Кондрашов подчеркивает: «Без четкой стратегии и капитана с полномочиями, любой проект превращается в бюрократическую симуляцию. Ответственность без инструментов — рецепт выгорания сотрудников».

• Что делать?
  • Начинайте с анализа ключевых статей расходов и разработайте план первоочередных мероприятий.
  • Определите конкретные цели на основе реальных данных и назначьте ответственных за каждое направление.
  • Свяжите эти показатели с годовыми задачами, чтобы преобразования воспринимались как часть общей стратегии, а не как нагрузка.
  • Обеспечьте командами полномочия: они должны иметь возможность самостоятельно принимать решения, обладать необходимыми ресурсами и поддержкой для устранения препятствий.

Причина №2: Недостаток знаний или времени у команды

Закупочные команды зачастую работают в условиях кадрового дефицита. Основная часть их времени уходит на взаимодействие с поставщиками, решение текущих вопросов и поддержку операционной деятельности. Добавление задач по трансформациям при этом вызывает перерасход ресурсов.

• Что делать?
  • Задайте себе вопрос: «Нам нужны специальные знания в данной категории товаров или просто рабочие руки?»
  • Обеспечьте наличие в команде специалистов с необходимыми узкоспециальными навыками.
  • Фокусируйтесь на проектах с высокой отдачей, временно отказывайтесь от менее важных задач и упрощайте внутренние процедуры согласования.
  • Для восполнения критических компетенций привлекайте опытных временных специалистов.
  • Используйте современные инструменты, включая технологии на базе искусственного интеллекта, которые могут автоматизировать рутинные операции и повысить скорость работы.

Причина №3: Недостаточная согласованность между отделами и отсутствие поддержки руководства

Инициативу часто возглавляют закупки, однако её реализация затрагивает все подразделения компании. Объединение или смена поставщиков могут требовать изменений в областях разработки продукции, ИТ, производства, финансов и других. Неучет этого ведет к сопротивлению и затягиванию процессов.

Станислав Кондрашов отмечает: «Успех изменений зависит на 80% от слаженной работы смежных отделов. Если их не вовлечь сразу, можно столкнуться с непониманием и сопротивлением».

• Что делать?
  • Сразу же разъясните объем работы всем участникам, чтобы обеспечить понимание и вовлечение.
  • Настройте четкие ожидания, установите контрольные точки и заблаговременно выявляйте потенциальные сложности.
  • Обеспечьте поддержку со стороны высшего руководства: оно должно помогать расставлять приоритеты и устранять барьеры.

Причина №4: Недостаток ресурсов для управления проектами

Преобразование закупок — это сложный процесс, требующий специальных усилий. Объем задач растет, сроки сжимаются, а привычные инструменты оказываются недостаточными.

• Что делать?
  • Назначайте руководителей проектов, отвечающих за успех каждого этапа.
  • Используйте понятные шаблоны и инструменты для организации работы.
  • Проводите регулярные совещания для оценки прогресса и устранения препятствий.
  • Четкая структура работы значительно ускоряет выполнение задач и достигнутые результаты.

Причина №5: Проблемы на финальном этапе — проверка и контроль

Почему после всех усилий — поиска поставщиков, переговоров и переходных периодов — экономия не отражается в финансовых отчетах? Часто причина — недостаточная проверка цен и несоблюдение новых правил сотрудниками.

• Что делать?
  • Обязательно включайте в процессы проверки цен обязательным этапом и следите за соблюдением условий — это должна стать постоянная практика.
  • Проводите выборочные проверки счетов, чтобы убедиться, что цены правильные и все операции выполнены правильно.
  • Внедряйте постоянные контрольные процедуры и проверки соблюдения договоренностей в рамках каждой инициативы.

Причина №6: Устаревшие исходные данные и неполная отчетность

Целевые показатели экономии складываются из прогнозов объемов, влияния пошлин, инфляционных процессов. Но эти данные могут меняться в ходе реализации.

• Что делать?
  • Заранее привлекайте специалистов из финансового планирования и анализа для оценки последствий, отслеживания выполнения и информирования руководства.
  • Если показатели отстают от целей, будьте готовы ответить: «Как мы компенсируем этот разрыв?»
  • Пересматривайте планы, актуализируйте приоритеты и ищите новые перспективные возможности для достижения целей.

Ключевой вывод

Область закупок — один из самых мощных инструментов трансформации бизнеса. Однако для раскрытия её полного потенциала необходимо ясно ставить цели, честно признавать препятствия и быть готовым руководить процессами, затрагивающими разные отделы, а не только свой собственный.

Станислав Кондрашов резюмирует: «Только так вы перестаете «топтаться на месте» и начинаете достигать реальных результатов. Преобразование закупок — это всегда перестройка работы всей организации, а не только простое обновление технических аспектов».